Yuki intenta reconocer y procesar automáticamente tantos documentos como sea posible a través de IDR y valores por defecto. Sin embargo, cuando se entrega un documento de un nuevo proveedor, este no se reconoce completamente o se requiere información adicional para procesar en Yuki, y por lo tanto la factura tiene que ser registrada manualmente. En este artículo se explica cómo procesar manualmente una factura de compra. 


 

La pantalla de entrada de una factura de compra tiene cinco elementos importantes: 


  1. La administración ( o empresa)
  2. Dirección del proveedor
  3. Datos de la factura 
  4. Las líneas de factura (partidas) 
  5. Datos de pago


1.- Administración 

Este campo sólo se muestra cuando hay más de una administración en el dominio. En este campo debes indicar a qué administración pertenece la factura de compra.  


2.- Dirección del proveedor  


En Dirección se registran los datos del proveedor. Si Yuki reconoce la dirección (parcialmente) por el IDR, comprueba que todos los datos son correctos y están completos. Sobre todo las primeras veces que subes un documento a Yuki, asegúrate de completar estos detalles tanto como sea posible. Esto se puede hacer manualmente o recuperando el proveedor en la base de datos local (dominio) o central de direcciones de Yuki. A nivel local, sólo será posible si el proveedor en cuestión ya fue utilizado en una reserva anterior. 


Recuperar una dirección


Para verificar si un proveedor ya existe, debes rellenar el campo Proveedor. Una vez que escriba las primeras letras, aparecerá una lista de posibles proveedores en el campo. 



En la ventana que aparece se mostrarán todas las direcciones que están presentes en la base de datos de direcciones local y/o central de Yuki. Delante de cada proveedor se puede ver un punto blanco o negro. 


  • Un punto negro significa que la dirección se encuentra tanto en la base de datos central de direcciones de Yuki como en la base de datos de direcciones locales de la administración. 
  • Un punto blanco significa que el proveedor sólo es conocido en la base de datos de direcciones central, pero no en la base de datos de direcciones locales de la administración. 



Si hay más de un proveedor en la lista que coincida con la descripción, elige siempre la dirección que tenga un punto negro (que se mostrará en la parte superior de la lista de forma predeterminada). Si no hay ningún punto negro presente, selecciona un proveedor con un punto blanco. Si no hay ningún proveedor que coincida con la descripción, deberá completar los detalles manualmente (como se indica en la factura).



Si has seleccionado un proveedor existente, todos los campos (hasta donde se sabe) se rellenarán automáticamente. Comprueba si todos los datos son correctos. Si no es así, puedes vaciar el campo Proveedor y volver a buscar. Si has encontrado el proveedor correcto pero faltan datos, puede completarlo con los datos que figuran en la factura. Para mejorar el reconocimiento automático (IDR), los elementos más importantes son el número de IVA y el sitio web. 


3.- Datos de la factura 


Después de introducir, modificar y/o comprobar la dirección, continúa con los datos de la factura. Empieza a rellenar los campos de izquierda a derecha. Puedes utilizar la tecla Tab para saltar de campo en campo. 





Referencia


La referencia es el número de la factura. Es muy importante registrar el número de factura correcto para que Yuki pueda interceptar una posible factura duplicada y evitar pagos dobles de las facturas. Puede ocurrir que no haya ningún número de factura (por ejemplo, un billete). En este caso, puedes utilizar la fecha como referencia en el siguiente formato: DD-MM-AAAA.


Fecha de la factura

 

Para una factura de compra, introduce la fecha de la factura. Este campo se puede resaltar en amarillo, lo que significa que el IDR ha rellenado la fecha y es posible que sea incorrecta. Esta puede ser la fecha en la que se cargó el documento (porque Yuki no reconoció la fecha) o una fecha en el futuro. Los campos amarillos requieren una atención especial para comprobar si los valores rellenados son correctos o no.


Importe


En este campo debe rellenar el importe total de la factura. 


Cálculos


Puede ocurrir que tengas que sumar cantidades. Para ello, puedes utilizar las fórmulas de cálculo soportadas en el campo. Por ejemplo, escriba 1200+150,56 y haz clic en la tecla Tab o en el '=" detrás del campo. 


Facturas rectificativas/abonos


Algunas facturas pueden ser rectificativas o abonos. En la pantalla de entrada siempre hay que rellenar un importe negativo cuando se trata de una factura rectificativa. Esto también se tiene en cuenta para el importe del IVA.


 


Importes en moneda extranjera 


En primer lugar debes asegurarte de que el importe de la factura es en euros. Si la cuantía está en una moneda extranjera, selecciona la divisa correcta en el menú desplegable situado delante del campo cantidad.



Si la moneda necesaria no está en la lista, puedes activarla en la esquina inferior izquierda de la pantalla haciendo clic en el icono de la rueda y a continuación haciendo clic en Países y divisas. 





Mientras procesas la factura, Yuki convierte automáticamente el importe a EURO y de esta manera se comprueba el tipo de cambio según la fecha del documento. En la lista de proveedores pendientes y otros resúmenes en Yuki, los importes de las facturas se mostrarán en euros. Al hacer coincidir un pago con una factura, se puede reservar una posible diferencia en el tipo de cambio.  


También puedes convertir una cantidad tú mismo haciendo clic en el icono de BO de la parte izquierda de la pantalla


Y a continuación en el icono Calculadora de divisas.



Se abrirá la siguiente pantalla 


Importe del IVA 


En este campo debe introducirse el importe total del IVA. En caso de que se aplique un IVA del 21%, también puede calcular el importe del IVA escribiendo en el campo: 21+%<Importe total>. Por ejemplo, 21+%1210 es 210. 



Código de IVA 


En este campo se debe seleccionar el código de IVA correcto. Este campo se rellenará automáticamente según el importe total y el importe del IVA, pero puede modificarse si es necesario. 



 Cuenta contable  


Rellena la cuenta contable correcta. Si desea reservar en varias cuentas, puede añadirlas haciendo clic en Añadir nueva línea de factura. 


 Asunto


El asunto será definido por Yuki. Si dejas este campo en blanco, Yuki rellenará automáticamente el siguiente asunto: 'Factura de <nombre del proveedor>, <cuenta(s)>'. Por ejemplo,'Factura de Proximus NV., Teléfono y costes de Internet'. 


Proyectos


Si el módulo "Proyectos Yuki" está habilitado, este campo se mostrará en la pantalla de entrada. Una factura de compra puede asignarse a una carpeta específica.



4.- Las líneas de factura (partidas) 


Esta parte se utiliza para dividir una factura en varias cuentas contables y así poder utilizar cuentas contables con un porcentaje de IVA deducible diferente o para factura con IRPF e IVA. La deducibilidad de una cuenta siempre se puede modificar manualmente por línea de factura.



5.- Datos de pago 


La vía de pago (y sus detalles) es muy importante para el tratamiento posterior de la factura. Cuando un cliente utiliza la lista de pagos en Yuki, se debe prestar especial atención al registro correcto del método de pago, la fecha de vencimiento y el ID de pago estructurado o la referencia de pago. 


Modo de pago


Selecciona en "Modo de pago" el método que se utilizará para pagar la factura. Las opciones son las siguientes:




  • Transferencia Electrónica: Una factura que todavía tiene que ser pagada por transferencia bancaria puede ser reconocida por una orden de transferencia adjunta o por el contenido de la factura, como por ejemplo: "Por favor, pague la factura antes de....". Si hay que pagar una factura por transferencia, es obligatorio rellenar el número de cuenta bancaria en la pantalla de entrada. Comprueba si ya existe un número de cuenta bancaria (lupa) o busque en la factura los datos de la cuenta bancaria del proveedor. 
  • Domiciliación 
  • Efectivo: Los pagos en efectivo se realizan principalmente con tickets. Esta vía de pago sólo se puede seleccionar si la empresa tiene una caja que se utiliza para el pago. 
  • Tarjeta de débito: Cuando el cliente paga con la tarjeta de débito de la empresa. Esto se menciona a menudo en el ticket. Busca indicaciones como VISA, Maestro, etc. Si el cliente ha pagado con una tarjeta de débito privada, seleccione pagado por privado. 
  • Tarjeta de crédito: Cuando el cliente paga con la tarjeta de crédito de la empresa. Esto se menciona a menudo en el ticket. Busca indicaciones tales como Master Card, Visa, American Express y los últimos cuatro dígitos del número de cuenta. De nuevo, si el cliente paga con una tarjeta de crédito privada, seleccione pagado por privado. 
  • Pago por privado: Si el cliente paga una factura de forma privada (en efectivo, tarjeta de crédito o cuenta bancaria privada), selecciona Pagado por privado. También es necesario indicar quién lo pagó. Dependiendo de esta persona, la cantidad será cancelada en la CA del propietario del negocio o de los empleados de la CA.


Cuenta bancaria 


El número de cuenta bancaria sólo tiene que rellenase si el método de pago 'Transferencia electrónica' está seleccionado. Este campo no está disponible para otras formas de pago. Todas las cuentas bancarias tienen el formato de un número IBAN. 

 

Código BIC/SWIFT


El código BIC/SWIFT debe rellenarse para los pagos a una cuenta en el extranjero. 


Fecha de vencimiento (Pagar antes) 


La fecha de vencimiento debe especificarse. También puede describirse como "Por favor, pague antes de la fecha x>". En el campo anterior a la fecha de vencimiento, también se puede indicar el número de días de las condiciones de pago. Así, la fecha de vencimiento se modificará en consecuencia. 


 ID de pago estructurado


Si se proporciona un ID de pago estructurado, deberá rellenarse. En caso de que la lista de pagos esté habilitada, también se puede rellenar aquí. Este campo tendrá prioridad sobre el campo Referencia de pago. 


Referencia de pago


Rellena una descripción de la transacción bancaria que se envió junto con el pago o que debe enviarse (si se utiliza la lista de pagos).


Cuando hayas completado todos los detalles necesarios y añadido comentarios (opcional), puedes hacer clic en Completar para procesar la reserva y abrir el siguiente documento en el flujo de trabajo. 


Facturas duplicadas 


Una vez se guardas una factura de compra, Yuki comprueba si existe la posibilidad de una factura duplicada en el sistema. Si este es el caso, aparecerá una notificación emergente donde ambas facturas se comparan entre sí. Comprueba si el proveedor, la fecha, el importe y el número de factura son idénticos. Si las facturas son diferentes, haga clic en el botón No duplicar. Si la factura es un duplicado real, haga clic en Eliminar. 


Reservas


Una factura de compra se archiva por defecto en la carpeta Compras/Facturas. Además, se crea una transacción pendiente para el proveedor (Cuenta '400000 Proveedores')