Con el módulo de flujo de trabajo Yuki puede crear tareas automáticamente después de procesar un documento. Por medio de reglas generadas, Yuki automáticamente traerá los documentos bajo la atención de la persona correcta o pedirá aprobación a la persona correcta. Las reglas de flujo de trabajo se pueden recuperar en el archivo. Esta característica sólo está disponible si el Módulo de Flujo de Trabajo Yuki está habilitado a través de la Tienda Yuki. 



Ve al Archivo y haz clic en Reglas de flujo de trabajo en el menú de la izquierda. Haz clic en el signo más para generar una nueva regla de flujo de trabajo. Se abrirá la siguiente pantalla:



Tipo de documento


Puedes elegir entre facturas de compra e Informe de Gastos en el menú desplegable. 



Contacto (entrada)


Este campo no es obligatorio. Si deseas crear una tarea para facturas de un proveedor específico o informe de gastos de un empleado específico, puedes seleccionar un proveedor o empleado en este campo. De lo contrario, puedes dejar el campo en blanco. 


Administración (entrada)


En caso de que el dominio tenga más de una administración y desee crear una tarea para documentos de una administración específica, puede seleccionar la administración en este campo.



Cantidad (entrada)


Ejemplo: Para una factura, deseas pagar 10.000 euros a la persona X y todo lo que supere los 10.000 euros a la persona Y. Deben generarse dos reglas de workflow. El primero es por 0-10.000 euros y el segundo por 10.0000 - ....



Cuenta del libro mayor (entrada)


Si desea crear una tarea para facturas que deben procesarse en una cuenta contable específica, selecciona la cuenta contable en este campo. De lo contrario, puedes dejar el campo en blanco. Ejemplo: Todo lo que se procesa en cuenta Marketing tiene que ser aprobado por la persona X. 



Modo de pago (entrada)


Si deseas crear una tarea para facturas que todavía deben pagarse mediante transferencia electrónica, selecciona Transferencia electrónica en el menú desplegable. 



Prioridad (entrada)


Puede ocurrir que una factura cumpla con los valores de más de una regla. En este caso, el campo Prioridad decidirá qué regla se llevará a cabo y, por lo tanto, qué tarea se creará.  Las reglas específicas como "Las facturas de compra del proveedor X deben dirigirse al empleado Y" deben tener prioridad 1 (la más alta), mientras que las reglas más generales como "Las facturas de compra deben dirigirse al empleado Z" deben tener prioridad 2 o inferior. 

Ejemplo: En caso de que desees que se autoricen todas las facturas con un importe superior a 10.000, crea una regla en la que dejes todos los campos de entrada en blanco excepto el campo de importe. Este campo debe tener la máxima prioridad (1) para garantizar que esta norma sustituya a una norma general. 



Tipo de tarea (salida)


Selecciona un tipo de tarea que debería crearse automáticamente si una factura de compra/informe de gastos cumple todos los criterios. Ejemplos: Los documentos pueden ser liberados para su pago o debe solicitarse su aprobación. 



Empleado (salida)


Puede indicar de dos maneras cuando una tarea debe ser enviada a alguien específico. En caso de que todo tenga que ser enviado a la misma persona, puede indicarlo en el campo Tipo de tarea. Cuando otra persona debería autorizar según ciertos criterios (mencionados anteriormente), puede introducir el nombre de la persona respectiva en el campo Empleado. Para más información, consulte el artículo Tipos de tarea. 


Al definir el paso 1 (autorización) del tipo de tarea, puede indicar que alguien debe crear el tipo de tarea manualmente. Esta persona debería especificarse en la regla de Flujo de Trabajo. Ejemplo: Si una tarea siempre debe dirigirse al director de proyecto que se adjunta al documento, debe indicarse en el campo Tipo de tarea.




Flujo de Trabajo en combinación con la lista de pagos 


El módulo de Flujo de Trabajo se puede utilizar en combinación con la lista de pagos para configurar una verificación de autorización más específica.