En la lista de pagos tiene la posibilidad de establecer el estado de las facturas en En curso. De este modo, las facturas deben ser liberadas caso por caso antes de que puedan ser dirigidas a la lista de pagos y pagadas por lote. La liberación de estas facturas puede realizarse de dos maneras. La primera manera es hacer clic manualmente en el icono de pulgares hacia arriba en la barra de tareas en la parte superior de la pantalla. La segunda forma es ir a la lista de pagos, filtrar por En curso, seleccionar las facturas y liberarlas después.



También es posible hacer la seguridad más estricta y/o automatizada añadiendo un procedimiento de aprobación a las facturas. Esto se puede configurar en un par de pasos: 


En primer lugar, debe activar Seguridad de pago en las opciones de la lista de pagos. A continuación, puede configurar que el flujo de trabajo permita que las facturas se envíen digitalmente a través de su organización. 




Habilitar la seguridad 


Se puede encontrar más información en los artículos relativos a la lista de pagos (Banco > lista de pagos).



Configurar el tipo de tarea 'Liberar para el pago'


Ve al Calendario y crea un acceso directo "Tareas" en tu escritorio Yuki para configurar este tipo de tarea. En el menú de la izquierda, seleccione Tipos de tarea y haga clic en la tarea Liberar para pago. Se trata de una clase de tarea fija con características especiales junto con la lista de pagos. Aquí puede configurar cuántos pasos deben incluirse en este tipo de tarea.  Una vez que esta tarea esté completamente aprobada y liberada, la factura se transferirá automáticamente de "En curso" a "Preparar pagos" para que se pueda pagar la factura. 


Las diferentes opciones dentro de cada paso pueden ser comparadas. Los pasos actúan uno sobre el otro y las tareas son la mayor parte del tiempo aplicables a la primera persona, seguidas por la segunda,... y esto es lo mismo para cada paso. 


Ejemplo: Si estableces que la tarea debe ser dirigida al administrador del proyecto y también asignas a una persona específica, la persona X, a la tarea, Yuki enviará la tarea a la persona X en caso de que no se haya asignado ningún proyecto al documento (y por lo tanto no se conozca ningún administrador del proyecto).



  • Marca la casilla Activo
  • Marca la casilla Sólo se pueden añadir notas. Esta función garantiza que las notas que se añaden a una tarea no puedan modificarse posteriormente.
  • Selecciona para el paso 1 la persona que debe autorizar las facturas. Selecciona Selección manual en caso de que desees que el empleado asignado a la regla de flujo de trabajo reciba la tarea. Esta función también permite reenviar tareas a otros usuarios.
  • Elige si la persona encargada de aprobar la factura debe recibir un correo electrónico cada vez sobre este asunto. Si la persona trabaja a menudo en Yuki, es mejor no enviar un correo electrónico, ya que es probable que compruebe lo que tiene que hacer a diario.
  •  Selecciona para el paso 2 la persona que debe liberar las facturas. Si se trata de una persona fija, selecciona el nombre de esta persona. En caso de que sea más de una persona, elige el Creador de la tarea. Después de la revisión por parte del administrador, la tarea se dirigirá automáticamente a esta persona o a la persona que creó la tarea.



Paso 1: Aprobar

Este es el comienzo del procesamiento de la tarea. En este paso, la persona a la que se le asignó la tarea tendrá las siguientes opciones:


  • Aprobar: La tarea es aprobada y será dirigida a la persona que está a cargo de la "Realización".


  • Rechazar: La tarea/documento se devuelve a la persona que creó la tarea.


  • Más información: La tarea se devuelve incluyendo información adicional.


  • Enlace como subtarea: Clasificar esta tarea como parte de una tarea principal


  • Actividad: Aquí tienes la posibilidad de rellenar las horas que se dedicaron a esta tarea




Paso 2: Liberar 


Este paso es la continuación de la autorización. Tienes las mismas opciones que las descritas anteriormente en el paso 1, sin embargo, hay dos opciones adicionales:


        


  • Devolver: La tarea se devuelve al paso anterior, la autorización.


  • Listo: La comprobación adicional se lleva a cabo y la tarea está lista para ir a la aprobación de la realización.


Importante: Si prefiere que las tareas se liberen en el paso 1, sólo tiene que rellenar el paso 2. El paso 1 puede dejarse en blanco. De este modo, la persona que recibió la tarea podrá liberar inmediatamente la factura.


Ahora está listo para aprobar facturas y liberarlas para el pago mediante el flujo de trabajo.