Yuki Proyectos puede utilizarse para supervisar y gestionar la administración de tus proyectos, así como tu administración analítica. Es necesario activar este módulo de antemano. Los proyectos proporcionan una capa extra y una clasificación de documentos y transacciones. 


Este módulo te ofrece la posibilidad de vincular documentos a un proyecto mediante el cual se puede crear un informe financiero. 


Los derechos de acceso a los proyectos pueden ser definidos individualmente para cada proyecto. De esta manera, los proyectos pueden ser utilizados para liberar una parte de la administración a uno o más usuarios sin tener que conceder un acceso completo a la administración. Por lo tanto, los proyectos son muy útiles para los usuarios con un presupuesto específico. 



Crear un nuevo proyecto


Puedes crear un nuevo proyecto como se indica a continuación. Ve al módulo de Proyectos y haz clic en el signo más (+). 




Configuración del proyecto 


A continuación explicaremos la configuración de un proyecto:


  • Datos
  • Acceso y seguridad
  • Presupuesto
  • Asignación de transacciones
  • Reglas del juego
  • No está vinculado


Datos


  • Descripción: Nombre del proyecto 
  • Código: Referencia propia o un código específico que contenga al menos 6 caracteres (asignación automática opcional - ver explicación más abajo)
  • Fecha de inicio: Fecha de inicio del proyecto
  • Fecha final: Fecha de finalización del proyecto
  • Empresa: En caso de que haya más de una administración en el dominio, es necesario seleccionar la administración respectiva
  • Contacto: Contacto con quien desea vincular el proyecto
  • Etiquetas: Etiquetas que se pueden añadir al proyecto


Acceso y seguridad 



Los usuarios con acceso al dominio, dependiendo de su(s) rol(es), pueden ver ciertos documentos. No se necesita un rol específico de back office para acceder a un proyecto concreto. Los documentos de un proyecto pueden ser accesibles para cualquier tipo de rol. 


Si deseas conocer los derechos de acceso de un determinado rol, te sugerimos que leas los artículos relativos a los roles de usuario.


Yuki Proyectos ofrece la posibilidad de conceder el acceso a los documentos de un proyecto sólo a determinados usuarios. 


Ejemplo: 

  • Jordi tiene un log-in pero no un rol. En general, no puede ver los documentos (sólo los que le han sido asignados). 
  • Jordi sólo necesita ver los documentos del proyecto A. 
  • Concediendo a Jordi acceso al proyecto A, puede ver todas las facturas/documentos que están vinculados a este proyecto.


Los proyectos pueden tener varios niveles de restricción:

  • Todos los usuarios: El proyecto se muestra a cada usuario (los roles son irrelevantes).
  • Todos los empleados: Todos los usuarios que también están registrados como empleados tienen acceso al proyecto (los roles son irrelevantes). 
  • Dirección: Todos los usuarios con el rol de Dirección tienen acceso al proyecto. 
  • Dirección + Miembros: Sólo el Manager y los miembros asignados (usuarios) tienen acceso al proyecto. El contable no verá este proyecto, a menos que "Yuki" esté registrada como miembro. 


En caso de que un usuario no tenga acceso a un proyecto específico, el proyecto será ocultado. 


El manager es el único que puede hacer cambios posteriormente. Si un proyecto es creado por un empleado del Backoffice (contable), Yuki será asignado como Manager.


Si el manager del proyecto ya no está activo como usuario, los derechos de acceso se otorgan automáticamente a todos los usuarios con el rol de Dirección, así como al propietario del dominio.


Presupuesto 


También se puede fijar un presupuesto para los proyectos. Esto es útil para controlar las cifras reales en comparación con las cifras presupuestadas. 



Auto-asignación de transacciones


  • Asignación automática mediante el código de proyecto

Yuki puede reconocer un código durante el proceso de escaneo que es único y que contiene al menos 6 caracteres. También es importante saber que se debe añadir al menos un espacio delante y detrás del código. Si el código cumple con todo lo anterior, los documentos se asignarán automáticamente al proyecto correcto. 


También asegúrate de que el código no sea demasiado largo o que no pueda ser mezclado con otros números como el número de IVA, el número de factura o el número de cliente!


  • Asignación automática por correo electrónico 

Si envías documentos por correo electrónico a su administración, puedes registrar el código del proyecto en el campo de asunto. El código debe contener al menos 6 caracteres. Al escribir un '#' delante del código, Yuki vinculará automáticamente el documento o documentos adjuntos al proyecto correcto. 


Sólo puedes adjuntar documentos de un proyecto específico!


El código debe ser registrado en la configuración del proyecto. Esto se puede hacer haciendo clic en el signo mayor (>) delante del proyecto y después en el lápiz de dibujo en la barra de tareas gris.