Además de los documentos y transacciones financieras, los proyectos también pueden utilizarse para agrupar datos de contactos como acuerdos, tareas y correspondencia por correo electrónico. De este modo, los costes, los ingresos, las inversiones y la planificación de contactos pueden asignarse a proyectos o departamentos. 


Las facturas u otras transacciones financieras pueden ser asignadas a un proyecto (por ejemplo, transacciones de caja de un estado de caja importado). De este modo, todas las transacciones subyacentes también se asignan inmediatamente al proyecto. 


La asignación puede realizarse manualmente después de que las facturas sean procesadas o automáticamente a través del software de Yuki durante el proceso de procesamiento.


Para esto último, Yuki ha desarrollado las siguientes formas:


  • Importar un archivo de importación financiera (formato CSV)
  • Trabaja con las reglas de concordancia de OCR 
  • Auto-asignación por medio de códigos de proyecto 
  • Auto-asignación mediante el envío de documentos por e-mail


Importar un archivo de importación financiera (formato CSV)


Puedes importar transacciones desde un llamado archivo de importación financiera (formato CSV). La mejor manera de cumplir con este formato es utilizando una hoja de cálculo (por ejemplo, Excel) y guardándola como 'texto Windows dividido por separadores (.csv)'. El separador tiene que estar puesto en ';'. 


Un archivo de importación financiera puede contener las siguientes operaciones financieras: 


Asientos generales:

  • Asientos de la nómina 
  • Depreciaciones
  • Clientes y proveedores destacados 
  • División de activos


  • Saldo inicial    

   

  • Estado de caja


Trabaja con las reglas de concordancia de OCR 


Estas reglas sólo pueden ser creadas por usuarios con un rol de Backoffice. Aquí se puede configurar que si se identifica un texto determinado en una factura durante el proceso de filtrado, dicha factura debe asignarse a un proyecto específico. 


Asignación automática mediante códigos de proyecto 


Otra forma es la autoasignación de transacciones por medio de un código de proyecto. El creador de la factura (el proveedor o tu mismo para las facturas de venta) puedes registrar un código en la factura que coincida con el código de referencia del proyecto. Para ello, el código tiene que cumplir los siguientes criterios: 


  • En las parametrizaciones del proyecto, debes habilitar la asignación automática marcando la casilla correspondiente
  • El código del proyecto debe contener al menos 6 caracteres y ser único. También recomendamos crear un código que sea fácilmente reconocible y que no se pueda confundir con otros datos de una factura como el número de CdC, código postal, nombre general, etc. Evita también los códigos que tengan el mismo formato/longitud que otros números comunes como números de facturas, fechas o números de cuentas bancarias. Una combinación de letras y cifras, por ejemplo PR12345 o ON 98765, ofrece la mejor garantía.
  • Evita también los símbolos y los espacios en el código. Los proveedores tienen la tendencia a dejarlos fuera.


Los códigos escritos a mano no se reconocen. Pero se puede trabajar con etiquetas para seguir registrando los códigos de proyecto correctos en las facturas. 



Autoasignación mediante el envío de documentos por correo electrónico


Cuando reenvíes un documento por correo electrónico a la administración, puedes registrar un '#' en el campo de asunto, seguido del código de proyecto. Yuki asignará automáticamente el documento al proyecto respectivo sin necesidad de una regla de coincidencia local.