La contabilidad en Yuki se basa en los documentos y transacciones bancarias que tú envías. Este artículo explica cómo enviar documentos de la manera más eficiente. 


Primero los documentos, luego las transacciones bancarias 


Para asegurar un procesamiento efectivo por parte de Yuki, te recomendamos que envíes tus facturas antes de tus transacciones bancarias. 

Envío por administración


Si tienes más de una administración en el dominio, deberás enviar tus documentos por separado. Además, te recomendamos clasificar y enviar todo por tipo de documento. Por ejemplo, primero todas las facturas de ventas y después todas las facturas de compra. 

Escanear


Es posible enviar todos los documentos a través del Yuki ScanWizard. El ScanWizard se asegura de que la configuración de tu escáner sea la correcta y envíe los archivos directamente a tu dominio, sin ningún paso intermedio. Lamentablemente, no todos los escáneres pueden conectarse a ScanWizard. Si tu escáner no es compatible, primero tienes que escanear todos los documentos a tu ordenador y luego subirlos a Yuki. Google Chrome (navegador) no es compatible con ScanWizard. Si deseas utilizar Chrome, debe instalar la extensión ClickOnce para Google Chrome. 


Prepárate para escanear


  • Eliminar las grapas, clips, etc.
  • Asegúrate que las páginas no estén pegadas mientras se escanean. 
  • Cuenta el número de páginas que deseas escanear, de modo que puedas comprobar si cada página ha pasado por el escáner. 
  • Escanea un máximo de 25 hojas. Esto facilita la comprobación posterior. 
  • Asegúrate que los documentos que constan de más de una página se escanean uno tras otro.
  • Compruebe si los documentos de doble cara tienen información importante (para la contabilidad) en el reverso. 



Puedes enviar documentos en formato JPG o PDF. En el caso de los PDFs, asegúrate que sólo se adjunte una factura por documento. Una factura que tenga más de una página debe ser escaneada al mismo tiempo. Yuki no puede dividir archivos PDF después. 

Subir


Esto significa subir archivos desde tu ordenador (disco duro) a tu dominio. La carga se hace desde bandeja de entrada y subir. 

Sincronizar con la carpeta compartida de Dropbox o Google Drive 


También puedes enviar documentos es a través de Dropbox y/o Drive. Ambos ofrecen soluciones de almacenamiento gratuitas (para versiones básicas) en la nube. Si ya tienes Dropbox o Drive, puedes crear una carpeta en tu cuenta y compartirla después con dropbox@yukisoftware.es o para Drive con soporte@yukisoftware.es. Para conectar las carpetas con Yuki sigue las instrucciones que podrás encontrar en Yuki 





Una vez que la carpeta compartida es aceptada por Yuki, crearemos varias subcarpetas dentro de las carpetas padre que siguen la misma estructura que su archivo digital (sólo para Dropbox). Cada vez que coloques documentos en la(s) carpeta(s), Yuki recolectará e importará en la carpeta correcta. 


Enviar documentos por email a la administración


Tú (u otra persona) también puede enviar documentos por email. Tu dominio tiene su propia dirección de correo electrónico: nombredeldominio@yukiworks.es. Si tienes proveedores que envían facturas electrónicamente, éstas pueden ser enviadas directamente a la dirección de correo electrónico de Yuki. 

Yuki app


Una foto de un ticket tomada con el Yuki App será enviada automáticamente a la dirección de correo electrónico del dominio.


Si todavía necesitas saber más sobre esta funcionalidad en Yuki, te invitamos a ver este webinar, donde encontrarás más información sobre este tema: