En el caso de los usuarios que desempeñan la función de controlador de backoffice o la función de contable externo, es posible comprobar una por una cada cuenta del libro mayor a partir del balance de prueba en preparación del cierre de un ejercicio fiscal.
El estado de control sólo es visible en caso de que se seleccione una administración y no del ejercicio fiscal en curso. Las columnas de control sólo se mostrarán cuando se congele una administración.
El control consiste en los siguientes pasos:
- Congelar la administración
- Revisar las cuentas de los libros de contabilidad
- Añadir comentarios / marcar como marcado
- Agregar archivos adjuntos
- Estado de control
- Ver la historia
- Cerrar Administración
Congelar la administración
Para poder comprobar las cuentas contables, lo primero es bloquear la administración. Desde Opciones- Dominio- Bloquear (sólo es posible para usuarios con función de contable externo o controlador de backoffice).
Elige el ejercicio (u otro período) que desee verificar mediante la selección de fecha.
Una vez realizado este paso, vete a Contabilidad - Sumas y Saldos
Aparece un botón con un candado que nos indica que la administración está para bloqueada
Comprobar las cuentas del libro mayor
Una vez que se congela una administración, aparecen cuatro columnas adicionales detrás de cada cuenta del libro mayor.
1. Añadir comentarios/marcar como marcados
Al hacer clic en la burbuja de texto,
Aparecerá la siguiente pantalla donde puedes introducir un comentario o marcar como comprobado.
2. Agregar archivos adjuntos con información adicional
En la segunda columna, al hacer clic en el icono de enlace, los archivos adjuntos se pueden vincular a una cuenta de libro mayor. Por ejemplo, los documentos relativos a un préstamo o a un estado de cuenta de activos.
3. Estado de control
En la tercera columna, la casilla se marcará en cuanto se marque una cuenta de libro mayor.
4. Ver el historial
Si se introdujeron comentarios anteriores, se pueden visualizar a través del historial en la cuarta columna. También se mostrarán los comentarios de años anteriores.
Cerrar la administración
Una vez que todas las cuentas del libro mayor sean revisadas, la administración puede ser cerrada. Vete a Opciones- Bloquear, haz clic una vez más en el botón de bloqueo. Una vez cerrada, nadie puede hacer cambios en las cifras de ese año fiscal.
