El archivo es el lugar donde Yuki guarda y archiva todos los documentos en una estructura clara. El estante superior del archivo es para todos los documentos financieros, relevantes para la gestión de los libros. El backoffice comprobará qué documentos quedan por procesar. Las otras estanterías están destinadas a archivar otros documentos como documentos de seguros, correspondencia, reuniones, etc. De este modo, el empresario dispone en todo momento de un archivo digital completo.
Cada carpeta está subdividida en pestañas. Es posible añadir carpetas y pestañas adicionales tu mismo. Además, el archivo también se puede mostrar durante un período específico (por ejemplo, un año) o puede filtrar los documentos por tema, fecha, contacto, etc.
Leídos recientemente
En este resumen puede encontrar una lista de documentos que se han abierto recientemente.
Noticias
Es posible hacer uso de las noticias para anuncios internos, procedimientos u otros asuntos que requieran la atención de cada usuario. Un documento se puede indicar con una noticia. De este modo, se registrará en este resumen.
Documentos eliminados
En este resumen puede encontrar todos los documentos que se borraron junto con el momento en que se borraron y por quién. Es posible recuperar un documento moviéndolo a otra carpeta. No es posible eliminar un documento de forma permanente.
Correo digital
En este resumen puede encontrar una lista de documentos que se han enviado externamente (por correo electrónico, Dropbox, Drive,...). Esto se puede utilizar como una comprobación para ver si estos documentos fueron presentados de la manera correcta.
Exportar (sólo disponible para un usuario con el rol de 'Dirección', no disponible para el backoffice)
Esta función permite exportar el archivo comprimido. Sólo un usuario con el rol de Dirección (empresario) tendrá la posibilidad de exportar el archivo. Todos los documentos se reunirán en un archivo zip. Una vez completado el archivo, recibirá un correo electrónico con la posibilidad de descargarlo. Dependiendo del tamaño del archivo comprimido, esto puede tardar hasta 24 horas.
Reglas del automatización
Para mejorar el reconocimiento de las facturas, puedes configurar reglas de automatización OCR (Reconocimiento óptico de caracteres). Yuki reconoce automáticamente varios detalles de los documentos presentados por medio de OCR. Encontrarás más información sobre las reglas en la categoría Automatización.
Reglas de flujo de trabajo
Estas reglas sólo están disponibles en un módulo extra que necesita ser habilitado a través de la Tienda Yuki. Utilizando reglas de flujo de trabajo, se pueden generar tareas para los usuarios después del procesamiento de una factura, como la aprobación y la liberación del pago.
Formularios escaneados
En este resumen encontrarás una lista de todos los documentos que informan a las personas que presentaron los documentos y su estado: ya procesados por el backoffice o aún en proceso.