Una vez que el flujo de trabajo se haya configurado correctamente, puedes empezar a liberar facturas para el pago.
Las siguientes personas están implicadas en la liberación de facturas para el pago:
- La persona que inicia y supervisa el flujo de trabajo
- Las personas encargadas de aprobar facturas (la mayoría de las veces el encargado de compras)
- La persona encargada de realizar los pagos
La persona que inicia y supervisa el flujo de trabajo.
Esta es la persona (o personas) en la empresa que se asegura de que cada factura se presente a la persona correcta que puede determinar si una factura se puede liberar para el pago. Esta persona tiene los siguientes deberes:
- Crear tarea: para cada factura que todavía tiene que ser aprobada, inicia una tarea para la persona adecuada.
- Verificación de tareas: verifica regularmente (por ejemplo, semanalmente) si las tareas pendientes no están en espera durante demasiado tiempo con los gerentes.
- Liberar facturas: asegúrate de que todas las tareas aprobadas se liberan y se incluyen en la lista de pagos.
Crear tarea
Completa los siguientes pasos para asegurarse de que la persona correcta inicia una tarea para que se apruebe cada factura:
- Vete al Banco en la barra de navegación y haz en Lista de pagos.
- Asegúrate de que la columna Tarea se muestre en la lista de pagos. Si es necesario, ajusta las columnas mostradas haciendo clic en el botón Modificar las columnas mostradas .
- Filtra la lista de pagos seleccionando Pendiente en el menú desplegable.
En la columna Tarea, verás uno de los siguientes símbolos:
 | Aún no hay tarea |
 | La tarea espera la aprobación del gerente |
 | La tarea ha sido aprobada y se puede liberar. |
 | La tarea ha sido rechazada. La factura aún no se puede pagar |
 | La tarea ya tiene el estado Liberado |
Para crear una tarea para una factura, haz clic en la bola blanca y se abrirá la siguiente pantalla:
El campo Tarea para: solo es visible cuando el tipo de tarea 'Liberar para pago' está configurado en Selección manual. Haz clic en el botón Guardar y se enviará la tarea a la persona asignada que recibirá un correo electrónico (si está configurado para el tipo de tarea 'Liberar para pago') y esta verá la pregunta y el documento asociado.
Verificar trabajo
Para ver una tarea, al hacer clic en el botón blanco verás el documento con la tarea al lado. Puedes tomar medidas de inmediato allí, como solicitar guardar, reenviar para una segunda aprobación o finalizar y así liberar la tarea y, por lo tanto, liberar la factura para pago.
Liberar facturas
Puedes liberar las facturas de dos maneras:
- Uno por uno: abre las tareas que se han aprobado. Verifica si se han cumplido todas las condiciones y, de ser así, haz clic en el botón finalizar. El documento adjunto se libera automáticamente de nuevo.
- En bloque: en la lista "Pendiente", marca las facturas que verás que han sido aprobadas. Luego, haz clic en el botón Liberar para pago.
El responsable de la autorización
La persona encargada de autorizar las facturas debe trabajar a partir de su hoja de ruta personal. Recomendamos añadir un icono de tarea a tu escritorio Yuki. El icono mostrará el número de tareas pendientes y también le da acceso directo al resumen de tareas pendientes. Esta lista también se puede encontrar yendo al Calendario y haciendo clic en Tareas después. Si no trabajas a menudo en Yuki, puedes configurar para recibir un correo electrónico cada vez que se te asigne una nueva tarea. Las tareas también pueden ser seguidas a través del Yuki App.
Si abres una tarea, se mostrará una vista previa del documento a la izquierda y la tarea a la derecha. Revisa la factura, añade un comentario si es necesario (por ejemplo, "Revisado y OK") y haga clic en Aprobado. Si la tarea no es para ti, puedes reenviarla a otra persona o devolverla al creador. Selecciona la persona en el campo Tarea para, añade un comentario y haz clic en Guardar. Al hacer esto, la tarea será enviada a la persona referida para su aprobación.
La persona que realiza los pagos (archivo de pago SEPA)
Esta función la podemos ver mejor desde la Lista de pagos (en el módulo Banco). Una vez ahí, selecciona 'A pagar' y asegúrate de que la columna 'Tarea' se muestre en la lista de pagos. Comprueba si los artículos que deseas pagar están aprobados (icono de mano abierta). Si aún deseas saber más sobre la tarea, haz clic en ese icono para abrir la tarea correspondiente. Cuando hayas terminado, selecciona las facturas que deseas pagar, selecciona la cuenta bancaria desde la que deseas pagar y haz clic en el botón 'Preparar pago'.