Los proyectos es otra manera de clasificar las transacciones que por cuenta contable o contacto. Los gastos, ingresos o inversiones pueden asignarse a proyectos o departamentos.
Las facturas u otras operaciones financieras pueden asignarse a un proyecto. De este modo, todas las transacciones subyacentes también se asignan inmediatamente al proyecto. La asignación puede realizarse manualmente después de que las facturas sean procesadas o automáticamente a través del software de Yuki durante el proceso de procesamiento. Para esto último, Yuki ha desarrollado las siguientes formas:
- Trabajar con las reglas de coincidencia de OCR
- Auto-asignación por medio de códigos de proyecto
- Auto-asignación mediante el envío de documentos por e-mail
1. Trabaja con las reglas de concordancia del OCR
Estas reglas sólo pueden ser creadas por usuarios con un rol de Backoffice. Aquí se puede establecer que si se identifica un texto determinado en una factura durante el proceso de selección, dicha factura debe asignarse a un proyecto específico.
2. Auto-asignación por medio de códigos de proyecto
Otra forma es la autoasignación de transacciones por medio de un código de proyecto. El creador de la factura (el proveedor o usted mismo para las facturas de venta) puede registrar un código en la factura que coincida con el código de referencia del proyecto. Para ello, el código tiene que cumplir los siguientes criterios:
- En las parametrizaciones del proyecto, debes habilitar la asignación automática marcando la casilla correspondiente
- El código del proyecto debe contener al menos 6 caracteres y ser único. También recomendamos crear un código que sea fácilmente reconocible y que no se pueda confundir con otros datos de una factura como el número de CdC, código postal, nombre general, etc. Evita también los códigos que tengan el mismo formato/longitud que otros números comunes como números de facturas, fechas o números de cuentas bancarias. Una combinación de letras y cifras, por ejemplo PR12345 o ON 98765, ofrece la mejor garantía.
- Evita también los símbolos y los espacios en el código. Los proveedores tienen la tendencia a dejarlos fuera.
- Los códigos escritos a mano no se reconocen. Pero se puede trabajar con etiquetas para seguir registrando los códigos de proyecto correctos en las facturas.
3. Auto asignación mediante el envío de documentos por correo electrónico
Cuando reenvíes un documento por correo electrónico a la administración, puedes registrar un '#' en el campo de asunto, seguido del código de proyecto. Yuki asignará automáticamente el documento al proyecto respectivo sin necesidad de una regla de coincidencia local.