Después de la respuesta del cliente, el estado del presupuesto enviado debe cambiarse manualmente. Como norma general, un cliente puede aceptar o rechazar el presupuesto. A parte, podemos revisar el contenido del presupuesto después de los comentarios del cliente. Además, los presupuestos también pueden reenviarse a otros clientes potenciales sin necesidad de realizarlos de nuevo.
En la parte inferior de cada presupuesto se pueden visualizar los siguientes detalles:
- General. Muestra información general sobre el presupuesto creado.
- Versiones. Se muestra un listado con todas las versiones del presupuesto. Por cada revisión y modificación de los datos de la cotización se crea una versión del presupuesto.
- Líneas. Todas las líneas de artículos del presupuesto se mostrarán en este menú.
- Correos electrónico. Aquí verás los usuarios a lo que se les ha enviado el presupuesto y la fecha de envío.
Si lo deseas, un presupuesto enviado también se puede reenviar a una dirección de correo electrónico adicional haciendo clic en el botón reenviar correo electrónico.
Una vez hemos recibido la respuesta del cliente, podemos cambiar el estado del presupuesto desde el menú desplegable que se encuentra en la flecha situada al lado derecho de la casilla aceptar. Podrás elegir entre cuatro estados:
- Aceptar presupuesto
- Rechazar presupuesto
- Revisar presupuesto
- Copiar presupuesto
ACEPTAR PRESUPUESTO
Después que el cliente acepte el presupuesto enviado debemos acceder a YUKI y seleccionar el estado aceptar presupuesto. A continuación le aparecerá una ventana emergente en la parte superior con el siguiente mensaje:
El presupuesto desaparecerá de la lista de presupuestos abiertos y se moverá en el listado de presupuestos a facturar. El estado también cambiará a ACEPTADO.
De haber cambios de última hora, puedes volver a abrir el presupuesto y dejarlo en estado abierto haciendo clic al botón volver a abrir. En caso contrario, el presupuesto se puede facturar directamente haciendo clic en el botón crear factura.
Todos los detalles de la cotización se transferirán a la pantalla de factura de venta. Desde la ventana de la factura podrás modificar o cambiar los detalles de facturación. Dicha factura podrá guardase como borrador o procesarse directamente y enviarse al cliente.
Cuando enviamos la factura al cliente, el estado del presupuesto aparecerá como Facturado. Llegados a este punto, ya no podrás abrir de nuevo el presupuesto.
RECHAZAR PRESUPUESTO
Si el cliente ha indicado que no está conforme con el presupuesto, deberemos seleccionar el estado rechazar presupuesto. El estado del presupuesto será rechazado y nos aparecerá una ventana emergente en la que se notifica está situación.
Un presupuesto rechazado siempre se puede volver a abrir para que pueda ser aceptado, rechazado revisado o copiado nuevamente.
REVISAR PRESUPUESTO
Si el cliente indica que uno o más artículos del presupuesto deben ser modificados antes de su aprobación deberemos seleccionar la opción revisar presupuesto.
YUKI nos abrirá de nuevo la ventana de confección del presupuesto y podremos cambiarle los detalles que consideremos oportunos. Una vez conformes, le damos clic a continuar y podemos reenviar de nuevo el presupuesto.
En este caso, se modificará el número de referencia del presupuesto y se archivará el primero en la carpeta de todos los presupuestos. Este primer presupuesto se quedará en estado revisado y nos aparecerá en el menú Versiones de la parte inferior de la pantalla.
COPIAR PRESUPUESTO
Los detalles de un presupuesto abierto, revisado, aceptado o facturado también pueden utilizarse como plantilla para enviar la cotización a otros clientes potenciales.
Para ello, deberemos seleccionar la opción copiar presupuesto. Todos los datos de la cotización, excepto los archivos adjuntos, se transfieren a la pantalla de un nuevo presupuesto. Si lo deseas, los detalles del presupuesto pueden modificarse y/o complementarse. El nuevo presupuesto puede guardarse como un borrador de cotización o prepararse para su envío al cliente.